Salah satu bentuk tuntutan dari suatu perusahaan atau pabrik adalah kontinyuitas produksi. Terhambatnya pengadaan bahan baku akan mengakibatkan menurunnya produktivitas pabrik yang pada gilirannya pengusaha akan mengalami kerugian. Hal demikian nampaknya juga terjadi pada usaha sapi perah, apalagi dalam skala usaha lebih besar. Manajemen pengadaan bahan baku pakan ternak merupakan hal yang wajib, hal ini dilakukan untuk mengantisipasi apabila terjadi keterlambatan pengiriman bahan baku tertentu yang dapat mempengaruhi kelancaran proses produksi susu sapi.

Seperti kita ketahui bahwa sapi perha merupakan ternak yang sensitif terhadap perubahan pakan yang diberikan. Dibutuhkan waktu untuk  bagi ternak beradaptasi terhadap pakan yang diberikan agar  berproduksi secara optimal. Oleh karena itu perlu perencanaan yang matang untuk pengadaan bahan pakan yang akan digunakan.

Perencanaan tersebut meliputi banyaknya bahan yang akan dipesan, waktu pemesanan, jenis bahan yang akan dipesan, bagaimana cara pemesanan, bagaimana cara pembayarannya dan bagaimana transportasinya. Salah satu yang sudah melakukan manajemen pengadaan bahan pakan ternak adalah Koperasi Peternakan Sapi Perah (KPSP) Setia Kawan Nongkojajar.

Jumlah bahan yang akan dipesan didasarkan pada kebutuhan untuk memenuhi tuntutan formula, kapasitas gudang, kadar air bahan, rencana produksi dan kemampuan financial serta kebijakan stok yang ditentukan oleh manajer atau pemilik usaha peternakan. Yang dimaksud waktu pemesanan adalah memperhatikan musim, karena ketersediaan bahan di lapangan untuk bahan ternak ruminansia sebagian besar dipengaruhi oleh kondisi musim. Pengadaan bahan baku pakan di KPSP Setia Kawan dilakukan dengan sistem kontrak setiap bulan dengan pembayaran pada akhir bulan.

Bahan baku pakan sebagian besar berasal dari wilayah Jawa Timur, Semarang dan Jakarta. Pengadaan bahan baku pakan disesuaikan dengan kebutuhan setiap bulan dan musim ketersediaannya, sementara pemesanan bahan baku pada supplier dilakukan jika stok bahan baku dalam gudang dan musim ketersediaan bahan baku di langan sedikit. Bahan baku yang ketersediaannya di lapangan sedikit akan diganti dengan bahan baku yang ketersediaan di lapangan melimpah.

Tidak berhenti pada pemesanan, apabila bahan pakan datang dari supplier juga perlu dilakukan pengecekan kualitas dan kuantitas dengan barang yang dipesan. Pengecekan bisa dalam bentuk uji makroskopis dan mikroskopis serta dapat dilakukan penimbangan kembali. Setelah dilakukan pengecekan, dilakukan penataan bahan baku. Hal ini perlu dilakukan agar memudahkan dalam mencari bahan pakan, pencampuran bahan pakan, tidak berjamur, tidak bocor, dan dapat terhindar dari hewan liar seperti burung dan kutu. Oleh karena itu perlu disediakan pallet agar bahan pakan tidak langsung berhubungan dengan lantai.

Bahan dan bentuk gudang penyimpanan juga perlu diperhatikan. Hal ini untuk mencegah hilangnya kandungan nutrisi dalam bahan pakan. Sehingga sirkulasi udara dan suhu dalam gudang pakan harus diperhatikan. Dalam manajemen stok bahan pakan hendaknya dilakukan sistem First In First Out (FIFO). Dengan sistem FIFO ini, kondisi bahan yang disimpan akan selalu baru karena bahan yang masuk terlebih dahulu akan juga dikeluarkan lebih dulu sehingga tidak terlalu lama tersimpan di dalam gudang.